Obligación de conservar la documentación: Plazos a tener en cuenta
¿Hasta cuando debo conservar la documentación de mi empresa? Se trata de una pregunta que tarde o temprano siempre nos surge cuando desarrollamos una actividad económica y que además se va repitiendo conforme pasan por nuestras manos todo tipo de documentos distintos con el fin de justificar las operaciones realizadas.
Libros, facturas, contratos… tanto si se trata de documentos recibidos como de los entregados, los debemos conservar principalmente por dos posibles motivos: porque la normativa reguladora así lo obligue con carácter imperativo o porque puedan ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.
En este sentido el primer plazo a tener en cuenta lo marca el artículo 30 del Código de Comercio:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Teniendo en cuenta que este artículo corresponde al Título III sobre la Contabilidad de los empresarios, podríamos rebatir si ese plazo se refiere sólo a la documentación contable (Libro Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Actas…) pero es evidente que la contabilidad por si sola no justifica debidamente la realidad de las operaciones realizadas.
Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.
Plazos de prescripción
Muchos se centran nada más que en los plazos de prescripción, sobre todo en materia tributaria, a la hora de establecer un calendario de conservación de la documentación de la empresa. En la siguiente tabla puede ver cuando prescriben las distintas obligaciones de forma general:
| Materia | Prescripción | Normativa |
| Contable y mercantil. Conservación | 6 años | Art. 30 CC |
| Fiscal. Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación | 10 años | Art. 66 bis Ley 58/2003 |
| Laboral. Infracciones | 3 años | Art. 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Seguridad Social. Infracciones | 4 años | Art. 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones | 5 años | Art. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social | 10 años | Art. 131 Ley Orgánica 10/1995 |
Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente, en el caso de las infracciones fiscales y desde el mismo momento de cometerse la infracción en el resto de supuestos.
Sin embargo quedarnos simplemente con estos plazos sería muy descabellado, teniendo que adecuarnos a las distintas operaciones y sobretodo a las obligaciones que puedan surgir como consecuencia de los mismos. A este respecto, como ejemplos de documentación que tendremos que conservar durante más tiempo podemos observar:
- Sobre préstamos: hasta que sean devueltos.
- Del inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
- Relativa a bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (5 años de forma general, 10 años para terrenos y edificaciones).
- Correspondiente a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa: hasta cuatro años después de su compensación.
Además, si el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación es inferior al establecido con carácter general para la obligación de conservación es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos hasta llegar a los seis años antes mencionados.
Por último, no debemos olvidar la Ley 10/2010, de 28 de abril, la cual establece en su artículo 25 que los sujetos obligados a la misma deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, concretamente copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.
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Enlaces de Interés:
Compensación de bases imponibles negativas.
Regularización de los bienes de inversión.
