Preguntas frecuentes sobre la legalización telemática de libros.
Como indica la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, todo empresario o sociedad debe presentar los libros obligatorios para su legalización por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En consecuencia, si nuestro ejercicio social coincide con el año natural, tenemos hasta el 30 de abril para realizar su presentación a través de la web del Colegio de Registradores de España. Por tanto, se acabaron los libros encuadernados en blanco, teniendo que llevarlos en soporte electrónico, ya sea utilizando el programa Legalia o cualquier otro software contable.
Este hecho ha provocado muchos interrogantes que intentaremos contestar a continuación.
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¿Qué libros son obligatorios legalizar?
Los libros obligatorios que deberán ser presentados son el libro de inventarios y Cuentas Anuales, el libro Diario, el libro de actas, el libro registro de acciones nominativas o registro de sociedades (según el tipo de sociedad) y el libro registro de contratos (sólo para las sociedades unipersonales).
No obstante, los empresarios podrán legalizar en cada ejercicio cualquier otro libro que no tenga carácter obligatorio, normalmente porque sea interesante a efectos probatorios.
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¿Qué hacer con los libros ya legalizados disponibles en la empresa?
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. A partir de esta fecha, estos libros deben ser cerrados mediante DILIGENCIA que certifique por parte del órgano de administración de la sociedad el cierre e inutilización del libro en cuestión.
Por último es importante resaltar que aquellos libros legalizados en blanco con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 debido a la suspensión provisional del proceso telemático de legalización de libros habida en 2015, siempre y cuando se refieran a ejercicios cerrados no más tarde del día 31 de diciembre de 2014, no precisan ser presentados de nuevo para su legalización en formato telemático.
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¿Y si nunca he legalizado los libros?
Este hecho no será un impedimento para legalizar los libros en este ejercicio. Se podrá legalizar los libros de actas, libros registros de acciones nominativas, libros registros de socios o libros contratos de socio único con la sociedad, del ejercicio objeto de presentación, sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
Es más, cabe la posibilidad, para aquellas sociedades que desde la fecha de su constitución no hubieran legalizado estos libros, de incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.
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¿Qué incluir en el libro de actas?
En la mayoría de empresas sólo se realiza un acta al año, el de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio, pero decisiones como el cambio de denominación, cambio de domicilio, ampliación de capital, cualquier modificación estatutaria, etc., requieren la aprobación de los órganos sociales y consecuentemente de la formalización de un acta que deberá ser incluida en el Libro.
En este sentido el Libro de Actas que se presenta para su legalización contendrá actas fechadas en el ejercicio cerrado, es decir, del ejercicio precedente a aquel en el que se está realizando la presentación telemática. Por lo que, a modo de ejemplo, si estamos presentando el libro de actas del ejercicio 2015 no debemos incluir el acta de aprobación de las cuentas anuales de 2015 ya que aunque se refiera a dicho ejercicio, se formalizó en 2016.
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¿Y en el Libro registro de socios o acciones nominativas?
Este Libro, que debió haberse legalizado una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil (será el primero de orden), si ya fue legalizado, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones, o si se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas; es decir, si no se han producido modificaciones no es necesario presentar este libro.
