Legalización telemática de libros: Libro de Inventarios y Cuentas anuales

El artículo 25 del Código de Comercio establece que todo empresario llevará necesariamente un libro de Inventarios y Cuentas anuales. Por lo tanto, a la hora de la legalización telemática de libros no se puede olvidar incluir el mismo, lo que hace necesario conocer su contenido mínimo obligatorio, estipulado en el apartado 1 del artículo 28 del Código de Comercio.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

Como podemos ver, aunque la legislación lo considere un único libro en realidad se trata de varios documentos: balance inicial, balances de comprobación de sumas y saldos, inventario de cierre y cuentas anuales.

Balance Inicial.

El balance inicial detallado consiste en una relación de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa en la fecha de inicio del ejercicio, valorados en euros, que evidentemente coincidirá con el balance de la empresa en la fecha de cierre del ejercicio anterior.

Si bien podría servir un balance de situación en los términos establecidos en el Plan General de Contabilidad, el hecho de que el legislador haga hincapié en el adjetivo detallado hace recomendable que en su confección no se agrupen las cuentas utilizadas.

Balances de Comprobación de Sumas y Saldos.

El balance de comprobación de sumas y saldos consiste en un listado con todas las cuentas de la empresa, tanto si son de balance como de ingresos o gastos, con la suma del debe y del haber de cada una de ellas y el resultado del mismo, que será el saldo de la cuenta en la fecha de confección.

A este respecto, como mínimo debe realizarse trimestralmente, por lo que si nuestra empresa tiene un ejercicio económico coincidente con el año natural, deberá incluir al menos cuatro balances de comprobación de sumas y saldos fechados a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre.

Inventario de Cierre.

El inventario de cierre comprende una relación de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa en la fecha de cierre del ejercicio, valorados en euros, así como un inventario de las existencias, esto es, un recuento físico de todas las unidades que forman las existencias de la empresa, indicando su cantidad, precio y valor.

Cuentas Anuales.

Las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. No obstante, para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) sólo es obligatorio el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

Estos documentos, que forman una unidad, deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, de conformidad con lo establecido a tal fin en la Ley de Sociedades de Capital, el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad.

Una vez formalizadas, lo que debe realizarse en los primeros tres meses del año siguiente al que hacen referencia, se incluirán en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales para su legalización telemática, aun cuando no se hayan aprobado en Junta.

Si bien para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil tanto la estructura como el contenido de los documentos que integran las cuentas anuales debe ajustarse a los modelos aprobados por la Orden JUS/319/2018, de 21 de marzo (para las cuentas correspondientes al ejercicio 2017) para la legalización del Libro de Inventarios y Cuentas anuales no es necesario, pero sí recomendable de cara a adelantar trabajo para su posterior depósito.

Enlaces de Interés:

Novedades en la legalización de libros para este nuevo ejercicio.

Liquidación del Impuesto sobre Sociedades y Cierre Contable antes de la Legalización de Libros.

Preguntas frecuentes sobre la legalización telemática de libros.