Problemática de las dietas de desplazamiento de socios y administradores

Queremos hacer un repaso desde SuperContable a la regulación de los gastos de locomoción, manutención y estancia por desplazamiento de los socios y/o administradores de una entidad tanto a la hora de plantear su deducción para la sociedad como su exención en la renta del socio y/o administrador.

A tal efecto nos hacemos eco de la consulta vinculante de la Dirección General de Tributos número V1138-18, de 30 de abril, sobre la remuneración por desplazamiento de los socios y administradores de una sociedad.

Impuesto sobre Sociedades.

Todo gasto contable será deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades siempre que cumpla las condiciones legalmente establecidas en términos de inscripción contable, imputación con arreglo a devengo, correlación de ingresos y gastos y justificación documental, y no tenga la consideración de fiscalmente no deducible.

En este sentido, el artículo 15.1.e) de la LIS ya indica expresamente que no se considerarán no deducibles -o lo que es lo mismo, que sí son deducibles- las retribuciones a los administradores por el desempeño de funciones de alta dirección, u otras funciones derivadas de un contrato de carácter laboral con la entidad.

Por tanto, si está registrado contablemente y se puede justificar tanto la realidad del gasto como su necesidad para el desarrollo de la actividad económica de la empresa, será deducible en el Impuesto sobre Sociedades, se considere un gasto de personal o no.

En este último caso, no está de más conocer que los mismos requisitos son exigibles para que el IVA soportado en tales gastos sea deducible, de tal forma que si el gasto es deducible en el Impuesto sobre Sociedades el IVA soportado como consecuencia también es deducible.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Para empezar, debe advertirse que si bien en esta consulta vinculante no se analiza si los rendimientos percibidos por el administrador y/o socio por los trabajos realizados en la sociedad distintos a los correspondientes al cargo de administrador tienen la naturaleza de rendimientos de trabajo a efectos del Impuesto ya que en la misma cuestión el consultante lo da por hecho, este debe ser el primer paso para establecer si la remuneración por los gastos de locomoción, manutención y pernocta está exenta en el IRPF del socio y/o administrador.

Si a la luz de este análisis la contraprestación recibida por el socio y/o administrador se considera un rendimiento de actividades económicas, todo el importe percibido formaría parte de la base imponible del impuesto, amén de que en su declaración pueda deducirse los gastos incurridos para poder llevar a cabo tal actividad económica.

Dicho esto, si partimos de que las retribuciones percibidas tienen la naturaleza de rendimientos del trabajo a efectos del IRPF, las asignaciones para gastos de locomoción y para gastos de manutención y estancia se incluyen con carácter general entre los rendimientos íntegros del trabajo, pero se exonera de gravamen estas asignaciones cuando las percibe el trabajador por cuenta ajena que, en virtud del poder de organización que asiste al empresario, debe desplazarse fuera de su centro de trabajo para desarrollar el mismo, con los límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF.

Este régimen de dietas exentas previsto en el artículo 9 del Reglamento únicamente es de aplicación a los contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo como consecuencia de una relación laboral (estatutaria en el caso de los funcionarios públicos) en la que se dan las notas de dependencia y ajeneidad.

Por tanto, para aquellos contribuyentes que no tienen esa relación laboral, como es el caso de los socios y/o administradores, aunque sus retribuciones constituyan rendimientos del trabajo y también puedan incurrirse en gastos de desplazamiento que sean consecuencia de la actividad desarrollada, no es de aplicación el régimen de dietas exentas previsto en el artículo 9 del Reglamento del IRPF.

Conclusión.

En consecuencia, una vez que no se aplica este régimen de exención en las dietas por desplazamiento pueden darse dos alternativas:

• Si la sociedad pone a disposición de los socios los medios para que éstos acudan al lugar en el que deben realizar sus funciones, es decir, proporciona el medio de transporte y, en su caso, el alojamiento, no existirá renta para los mismos, pues no existe ningún beneficio particular para estos socios. Estaríamos ante un gasto deducible para la empresa (629. Otros Servicios) por el que no tiene que tributar el socio y/o administrador en su renta.
• Si la sociedad reembolsa a los socios los gastos en los que han incurrido para desplazarse hasta el lugar donde van a prestar sus servicios y éstos no acreditan que estrictamente vienen a compensar dichos gastos, o les abona una cantidad para que éstos decidan libremente cómo acudir, estamos en presencia de una renta dineraria sujeta a retención, circunstancia que también concurriría respecto a los gastos de representación. Estaríamos ante un gasto deducible para la empresa (640. Gastos de Personal) por el que sí tiene que tributar íntegramente el socio y/o administrador en su renta.

Enlaces de Interés:

Forma de retribución de socios y administradores.

Deducción de las dietas a trabajadores por comidas y gastos de comedor.

Deducción de las dietas de los autónomos a partir de 2018.