¿Cómo puedo cancelar la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación?

Cuando en contabilidad hablamos de partidas pendientes de aplicación de manera automática lo primero que nos viene a la cabeza es la cuenta 555, no sólo porque esa sea su rúbrica en el cuadro de cuentas normalizado del Plan General de Contabilidad sino porque se trata de una cuenta muy utilizada por contables y asesores. Y no siempre de manera correcta.

En este sentido no cabe duda de que el título de la cuenta 555, partidas pendientes de aplicación, puede llevarnos a realizar un uso generalizado de la misma para corregir descuadres en la contabilidad cuando no sabemos la contrapartida correcta, tanto para cargos como para abonos, si bien este planteamiento es totalmente erróneo.

En realidad nos encontramos ante una cuenta cuya función únicamente es cuadrar entradas de fondos de forma provisional mientras averiguamos a qué se debe ese apunte en la cuenta corriente, “investigación” que no debería demorarse mucho en el tiempo, por lo que esta cuenta, aunque pueda tener mucho movimiento durante el año, debería estar totalmente saldada al cierre del ejercicio.

Así se desprende de su definición en el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, que se expresa en los siguientes términos:

555. Partidas pendientes de aplicación

Remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos. Tales remesas permanecerán registradas en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa.

Figurará en el pasivo corriente del balance.

Su movimiento es el siguiente:

a) Se abonará por los cobros que se produzcan, con cargo a cuentas del subgrupo 57.

b) Se cargará al efectuar la aplicación, con abono a la cuenta a que realmente corresponda.

Parece clara su naturaleza, nada más empezar ya nos dice que se trata de remesas de fondos recibidas, es decir, de cobros, y nunca de pagos, pues las salidas de fondos de la empresa se supone que están totalmente controladas de tal forma que siempre se debe saber su destino. Y por si había alguna duda, lo remarca al indicar que figurará en el pasivo corriente de la entidad.

Además, su enmarque en el pasivo corriente tampoco deja lugar a dudas en cuanto a su carácter temporal a corto plazo, hecho que el legislador se ha encargado de enfatizar sobremanera al establecer que permanecerá registrada el tiempo estrictamente necesario.

Y sin embargo más de uno habrá visto cómo la cuenta 555 se va arrastrando año tras año, o incluso peor aun, con saldo deudor, lo que nos lleva a unas cuentas anuales con una partida negativa en el pasivo no corriente. Veamos qué hacer en cada caso.

Cuenta 555 con saldo acreedor.

Nos encontramos ante una situación que en principio parece normal, siempre y cuando no se quede enquistada en el balance de la entidad.

Un caso hipotético pero muy común es que preparando el cierre del ejercicio, revisamos la cuenta bancaria de la empresa y su saldo no se corresponde con el registrado en la cuenta 572 por una transferencia recibida sin concepto de alguien que no nos suena. No queremos discrepancias en el saldo de las cuentas corrientes, a sabiendas de que Hacienda está muy pendiente de ello, por lo que en un primer momento podríamos registrarlo de la siguiente forma:

Pero no nos podemos quedar ahí, debemos investigar a qué se debe esa transferencia y reconocerla contablemente conforme a su verdadera naturaleza. ¿Será un suplido por una operación realizada que estaba pendiente de cobro?¿Un anticipo pactado con un comercial de la empresa que no nos lo ha comunicado todavía?¿Un error?

Cuando lo sepamos simplemente cancelaremos la cuenta 555 con abono a la cuenta que debería haberse utilizado desde un principio.

Si no la cancelamos de esta forma y la dejamos ahí eternamente Hacienda podría considerar que estamos enmascarando un ingreso para no tributar por él, más aun cuanto mayor sea su cuantía, incluso si la cancelamos con abono a reservas de acuerdo con la Norma de Registro y Valoración 22ª del PGC sobre cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables al parecer imposible conocer su origen real y  tratarla como un error de ejercicios anteriores:

Cuenta 555 con saldo deudor.

Si nos encontramos partidas pendientes de aplicación con saldo deudor quiere decir que no se ha aplicado correctamente esta cuenta, como indicábamos al principio.

Muchos contables en la práctica diaria utilizan la cuenta 555 indistintamente para cuadrar caja o bancos incluso por salidas de fondos, lo que es un error, pero que al proceder a cancelarla posteriormente contra la partida correcta que originó dicho pago queda enmascarado sin que derive en ninguna consecuencia. El problema está cuando se queda con saldo deudor al cierre del ejercicio en el balance de la entidad, lo que como mínimo denota una mala aplicación del PGC.

Sin embargo no es motivo suficiente para que que Hacienda aplique el artículo 200 de la Ley General Tributaria sobre infracciones por incumplir obligaciones contables y registrales, lo que derivaría en multa pecuniaria proporcional del 1% de su cuantía, con un mínimo de 150 y un máximo de 6.000 euros, aunque es poco probable.

Pero sí podría dar lugar a sospechas sobre pagos encubiertos a empleados, administradores, socios o cualquier otra persona o entidad vinculada con la empresa, por los que no se ha practicado la retención correspondiente ni se han satisfecho las obligaciones de información pertinentes.

En cualquier caso la forma de corregir este error es cancelar la cuenta 555 contra la partida correcta tras una profunda investigación del error cometido y a la postre, ante la imposibilidad de encontrar el origen de tal error, tocará aplicar la Norma de Registro y Valoración 22ª del PGC sobre cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables y cancelar el saldo deudor de la cuenta 555 contra una cuenta de reservas, actuación de la que deberá informarse en la memoria.

No obstante, esta actuación conlleva dos problemas. Por un lado puede ser que se tratara de un gasto mal contabilizado y de esta forma perdemos la posibilidad de deducirlo, por lo que indirectamente estamos aumentando la factura fiscal de la empresa. Por otro lado, dependiendo de la cuantía de esta partida pendiente de aplicación y del total de nuestro Patrimonio Neto, puede producir una reducción tan drástica del mismo que obligue a una ampliación de capital o al menos a una aportación de los socios a la misma para sanear las cuentas.

Una vez vistas las consecuencias desfavorables que puede tener para la empresa el uso desproporcionado de la cuenta 555 y su corrección, no cabe duda de que debe utilizarse con prudencia, evitando en lo posible su uso como cuenta puente.

Enlaces de Interés:

Cómo regularizar la cuenta 551: Cuenta corriente con socios y administradores.

Cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad.

Últimas novedades contables publicadas.